檔案管理這項(xiàng)活，想必做過(guò)的行政er都有話(huà)可說(shuō)：
檔案管理看似吃力不討好，卻又是不可或缺的基礎(chǔ)性工作。通過(guò)它，可以記錄下公司發(fā)展過(guò)程中的真實(shí)面貌，延續(xù)企業(yè)的文化及歷史；又能幫助業(yè)務(wù)部門(mén)以檔案材料為依據(jù)，吸取過(guò)往經(jīng)驗(yàn)及教訓(xùn)，做出合理決策。
那么作為行政，該如何進(jìn)行檔案管理，才能在維護(hù)企業(yè)經(jīng)驗(yàn)及成果的同時(shí)，輔助企業(yè)更快、更好地發(fā)展？不妨聽(tīng)聽(tīng)小知怎么說(shuō)~
磨刀不誤砍柴工。檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要行政人預(yù)先做好準(zhǔn)備，才能在后續(xù)整理及管理過(guò)程中有條不紊。① 認(rèn)識(shí)管理對(duì)象：什么是“檔案”？并非公司經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)出的所有資料，都能稱(chēng)之為檔案噢。行政er應(yīng)厘清檔案的概念，才能在實(shí)際工作中，知道該管理什么材料。只有社會(huì)或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)記錄，才能稱(chēng)之為檔案。 檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案，可參考以下這三點(diǎn)：◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中，那么就不屬于檔案；◎ 此文件是否具備利用價(jià)值。盲目保存經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的所有文件，本質(zhì)上是資源浪費(fèi)；◎ 是否按一定規(guī)律集中妥善保存。單獨(dú)隨意擱置的文件也不能稱(chēng)之為檔案。② 明晰管理范圍：該管理哪些？檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽(yù)、大事件等對(duì)外資料，也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運(yùn)營(yíng)、業(yè)務(wù)評(píng)估等對(duì)內(nèi)材料。與此同時(shí)，文書(shū)規(guī)范性、離任審計(jì)、監(jiān)察資料、無(wú)形資產(chǎn)等管理性質(zhì)的資料，可以轉(zhuǎn)化為檔案的一部分；制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料，也是時(shí)常被歸檔的對(duì)象。但并非將以上材料全部進(jìn)行歸檔，就是對(duì)的。行政er應(yīng)考慮自家公司實(shí)際需求，做到檔案范圍劃分科學(xué)合理。請(qǐng)參照以下 tips 進(jìn)行決策吧：◎ 與各部門(mén) leader 進(jìn)行訪(fǎng)談，確定該部門(mén)需進(jìn)行歸檔的具體文件類(lèi)型；◎ 仔細(xì)確認(rèn)各部門(mén)的制度及流程，確保每個(gè)流程及節(jié)點(diǎn)都有相應(yīng)的交付物；◎ 根據(jù)各部門(mén)業(yè)務(wù)類(lèi)型及需求的變化，適當(dāng)調(diào)整檔案管理范圍；◎ 明確公司硬性要求，有哪些文件必須要?dú)w檔；◎ 根據(jù)公司年度計(jì)劃判斷本年度檔案工作需涉及的部分。③ 組織人員配置：由誰(shuí)進(jìn)行管理？檔案管理不是單打獨(dú)斗，而應(yīng)「統(tǒng)一指導(dǎo)、分級(jí)管理」。在設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)擬定規(guī)劃、制度及實(shí)施方法的同時(shí)，最好應(yīng)在各部門(mén)配置相應(yīng)的兼職人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)材料的形成及收集。必要時(shí)，還應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)。例如：人事部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部中涉及敏感內(nèi)容的文件，可由其生成部門(mén)自行管理，檔案部實(shí)施監(jiān)管。④ 確定場(chǎng)地支持：應(yīng)存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內(nèi)；沒(méi)有條件的情況下，也可以設(shè)置帶鎖的柜子進(jìn)行檔案歸置。歸置檔案的場(chǎng)地及設(shè)備并非越高級(jí)越好。而應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況而定，既要保證檔案安全性、私密性與完整性，又得符合公司資源的實(shí)際調(diào)用情況及業(yè)務(wù)需求，量力而行。假設(shè)10人以下的初創(chuàng)公司，動(dòng)用庫(kù)房來(lái)進(jìn)行檔案管理，顯然就大材小用了。公司設(shè)置檔案室的情況下，事先考量以下幾點(diǎn)：◎ 在設(shè)備配備上預(yù)先為“九防”服務(wù)，例如安裝二氧化碳滅火器、防爆燈、漏水報(bào)警裝置等。◎ 檔案室選址避開(kāi)地下室或頂樓，避免漏水問(wèn)題；◎ 使用密集架的情況下，提前計(jì)算樓板的承重問(wèn)題；◎ 檔案室內(nèi)避免管道通過(guò)（消防水管、空調(diào)管等）；◎ 運(yùn)用獨(dú)立門(mén)禁及監(jiān)控等措施，保證檔案的保密性。開(kāi)展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細(xì)心的同時(shí)，又得具備原則性，嚴(yán)格按制度、規(guī)則辦事?？蓞⒖家韵麻_(kāi)展工作過(guò)程中的實(shí)用建議~① 確立檔案管理的制度與流程是關(guān)鍵。應(yīng)在符合公司實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，制定貼合檔案管理人員工作習(xí)慣的制度?？稍跀M寫(xiě)制度及流程前，借鑒國(guó)家規(guī)范制度及優(yōu)秀企業(yè)檔案細(xì)則中的閃光點(diǎn)。一般來(lái)說(shuō)，檔案工作的具體流程可分為：文件審核、文件接收、文件錄入、文件整理及歸檔、庫(kù)房整理。每塊細(xì)分類(lèi)別下又有不同的注意事項(xiàng)。A 文件審核。專(zhuān)業(yè)性文件須經(jīng)生成部門(mén)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)確認(rèn)（哪些文件、原件/復(fù)印件、是否簽字蓋章等）；非專(zhuān)業(yè)性文件則審核其流程及內(nèi)容是否符合公司要求。另外，文件轉(zhuǎn)化成檔案的過(guò)程中，要站在檔案的角度，審核其是否完整、連續(xù)、有效。B 文件接收。交接雙方應(yīng)有文字性憑證，例如郵件或移交單等。應(yīng)記錄文件排列的順序及規(guī)格，確認(rèn)文件的頁(yè)數(shù)、載體類(lèi)型、原件或復(fù)印件等信息。C 文件錄入。這是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，將直接影響后期檔案的利用效果。錄入文件時(shí)，應(yīng)做到：◎ 除文件本身信息外，需添加檔案信息（如檔號(hào)、類(lèi)別代碼、分類(lèi)代碼等）；◎ 為便于利用者檢索和查閱檔案信息，需對(duì)文件信息進(jìn)一步優(yōu)化（摘要、關(guān)鍵字、備注說(shuō)明等）。◎ 每份文件起碼要有全宗號(hào)、檔號(hào)、年度、所屬機(jī)構(gòu)、文件題名、責(zé)任者、文件編碼、載體類(lèi)型、原件/復(fù)印件、保管期限等信息。D 文件整理及歸檔。原則上按份整理，部分文件按套整理（如訴訟文件）；實(shí)行紙質(zhì)+電子結(jié)合的雙軌管理制度。例如，重要電子文件做到打印留底歸檔；存放時(shí)應(yīng)按照所屬公司、年度、類(lèi)型依次擺放。E 庫(kù)房整理。庫(kù)房的整理及管理決定了檔案保存的完整性。日常工作開(kāi)展中，應(yīng)注意：◎ 原則上保管和使用分離，即檔案借閱室應(yīng)與檔案存放室割離；◎ 庫(kù)房出入必須按照人+檔案的形式加以登記；◎ 做到防火、防盜、防塵、防蟲(chóng)、防曬、防潮、防高溫、防有害生物、防污染等（例如日常打掃、保養(yǎng)消防器材、控制溫度及濕度等）。② 做好檔案的分類(lèi)管理是基本原則。檔案管理人員應(yīng)將各部門(mén)提交的文件、材料、證照等，按照歸檔要求組件，有序排列，以便后期的管理及利用。一般來(lái)說(shuō)，組件是以單份文件為一件，但也可將關(guān)聯(lián)緊密的多個(gè)件組成一件。文件依據(jù)自身屬性、特征及利用需要可劃分為以下幾類(lèi)：◎ 按照載體歸納：可分為影音類(lèi)、電子類(lèi)、紙質(zhì)類(lèi)、實(shí)物類(lèi)；◎ 按照保管年限歸納：可分為短期、長(zhǎng)期、永久；◎ 按照內(nèi)容歸納：可分為資產(chǎn)類(lèi)、標(biāo)準(zhǔn)類(lèi)、文書(shū)類(lèi)、管理類(lèi)；◎ 按照機(jī)構(gòu)歸納：即按文件生成中心或部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)；◎ 按照復(fù)式結(jié)構(gòu)歸納：可分為年度+內(nèi)容、年度+機(jī)構(gòu)、機(jī)構(gòu)+內(nèi)容等。在分類(lèi)管理時(shí)，應(yīng)根據(jù)自家公司情況及需求，采用合適的結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類(lèi)。例如：年度-機(jī)構(gòu)-保管年限等。并依據(jù)分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)做好檔案陳列，方便后期檢索。③ 依據(jù)時(shí)效、管理范圍變動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)模性調(diào)整。可按照半年、一年的時(shí)間長(zhǎng)度，定期銷(xiāo)毀失效或不具備價(jià)值的檔案。成立檔案鑒定小組，專(zhuān)門(mén)對(duì)到期檔案進(jìn)行清查、鑒定。在接受監(jiān)督的情況下，處理檔案。
另外，根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)需求反饋，檔案工作也應(yīng)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。例如：業(yè)務(wù)部門(mén)需歸檔的具體文件變動(dòng)，那么檔案管理工作也應(yīng)有所應(yīng)對(duì)。④ 制定檔案管理應(yīng)急方案，避免險(xiǎn)情，做好萬(wàn)全之策。重要檔案在突發(fā)事件來(lái)臨時(shí)，應(yīng)能及時(shí)被轉(zhuǎn)移到安全場(chǎng)所，得到最大限度的保護(hù)。檔案管理不是將檔案整理完就算結(jié)束了。讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標(biāo)。① 建立查詢(xún)、借閱等制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門(mén)對(duì)統(tǒng)一保管的檔案文件進(jìn)行利用，文件生成部門(mén)不得隨意將其生成持有的文件外借。檔案可通過(guò)原件、復(fù)印件、電子件、在線(xiàn)閱覽等形式進(jìn)行利用，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)文件借閱方式和檔案密級(jí)不同（公開(kāi)、秘密、機(jī)密、絕密），制定不同的借閱流程。同時(shí)注意檔案歸還時(shí)不被涂改、保存完整。② 根據(jù)檔案信息，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。在檔案整理的過(guò)程中，就可收集相應(yīng)的數(shù)據(jù)及建議。◎ 文件審核過(guò)程，可檢查公司各類(lèi)工作流程；◎ 文件接收過(guò)程，可依據(jù)數(shù)量梳理各階段業(yè)務(wù)活躍度；◎ 檔案類(lèi)別上，可看出各部門(mén)之間協(xié)作是否緊密；另外，檔案管理人員還可對(duì)檔案信息進(jìn)行再加工，提供有效的檔案產(chǎn)品。例如：對(duì)公司每年度打印機(jī)租賃費(fèi)用進(jìn)行匯總，為相關(guān)部門(mén)提供數(shù)據(jù)支持；對(duì)租賃合同進(jìn)行分析梳理，可得出本年度公司設(shè)立了多少分公司，分局區(qū)域等信息。檔案管理是項(xiàng)長(zhǎng)期工作，需要行政er付出足夠的耐心，才能收獲完美答卷。優(yōu)質(zhì)的檔案工作不僅是行政人職場(chǎng)進(jìn)階的階梯，也是業(yè)務(wù)部門(mén)得以正確決策的合理依據(jù)。
